Politica de confidențialitate

Operatorul

Operatorul este S.C. C&C Medis Vision S.R.L., cu sediul în România, înregistrată la Registrul Comerțului sub J40/8623/2005, cod de identificare fiscală RO17576980. TexHub este numele sub care funcționează acest catalog.

Întrebările privind prelucrarea datelor se transmit la hello@texhub.ro sau telefonic, la 0722.295.776.

Ce date se colectează, și în ce moment

Răsfoirea catalogului nu creează nicio obligație: nu există cont de creat, iar măsurarea traficului nu pornește fără acceptare explicită. Detaliile sunt în politica de cookies.

Datele se colectează în cinci locuri: formularul de cerere de ofertă, caseta de căutare din catalog, selecția trimisă odată cu cererea, oferta și discuția pe marginea ei, și copia mesajelor trimise. Primul este descris imediat mai jos; celelalte patru, în secțiunile care urmează.

Prin formularul de cerere de ofertă se colectează:

• numele solicitantului și, opțional, denumirea firmei — pentru a ști cui se adresează răspunsul;
• adresa de email — la care se transmite oferta;
• numărul de telefon, opțional — pentru clarificări rapide;
• termenul până la care sunt necesare produsele, opțional;
• un link către fișierele de grafică, dacă este furnizat;
• produsele alese din catalog și prelucrările cerute — cantități, culori, mărimi, personalizare — împreună cu orice se scrie în câmpul de text liber.

Pe fluxul pentru instituții publice se mai colectează denumirea instituției și codul ei fiscal, necesare pentru publicarea produsului în catalogul electronic SICAP.

Câmpul de text liber nu trebuie folosit pentru date care nu au fost cerute și, cu atât mai puțin, pentru date sensibile (sănătate, convingeri, apartenență sindicală). Astfel de date nu sunt necesare pentru o ofertă și nu sunt prelucrate.

Căutările în catalog

Căutările făcute în catalog se înregistrează, într-un singur scop: aflarea produselor pe care vizitatorii le caută și nu le găsesc. Ce nu se găsește nu se vede din nicio altă parte, iar lista aceasta este ceea ce arată ce trebuie completat în catalog.

Se rețin:

• textul căutat, integral și neschimbat, exact cum a fost tastat — fără scurtare și fără filtrare;
• momentul căutării și numărul de rezultate obținute;
• rezultatul apăsat, dacă este apăsat vreunul, și poziția pe care o ocupa în listă;
• limba paginii;
• rețeaua din care a venit căutarea, dedusă din adresa IP;
• un identificator al vizitei, prin care se leagă între ele căutările făcute în aceeași ședință de lucru.

Din adresa IP se reține doar rețeaua, nu și ultima parte, cea care ar identifica un abonat anume: la o adresă IPv4 ultimul dintre cele patru numere devine zero, iar la una IPv6 se păstrează primii 48 de biți. Atât este nevoie ca să se poată deosebi un program automat, care mătură catalogul, de un vizitator; mai mult nu se păstrează. Tăierea se face înainte de scriere, deci adresa întreagă nu ajunge niciodată în jurnal.

Identificatorul vizitei se generează la încărcarea paginii și rămâne exclusiv în memoria browserului, într-o variabilă a paginii deschise. NU se scrie pe dispozitiv: nici într-un cookie, nici în memoria locală, nici în cea de sesiune. Dispare la închiderea sau la reîncărcarea paginii, iar o vizită ulterioară primește altul, fără legătură cu primul. Tocmai de aceea înregistrarea nu presupune stocarea de informații pe echipamentul vizitatorului, nu se plasează niciun cookie pentru ea și nu se cere niciun acord — vezi politica de cookies.

Textul se păstrează întreg, iar consecința se scrie aici fără ocolișuri: dacă în caseta de căutare se lipește din greșeală o adresă de email, un număr de telefon sau alt text personal, acesta ajunge ca atare în jurnal. Astfel de date nu sunt cerute și nu sunt necesare pentru căutare. Ștergerea lor poate fi solicitată în orice moment, potrivit secțiunii „Drepturile persoanei vizate”, iar cererea se execută asupra tuturor înregistrărilor care conțin textul indicat.

Nu se rețin paginile vizitate, ordinea lor sau durata vizitei. Căutările nu sunt legate de cererile de ofertă, nu se transmit către terți, nu servesc la construirea unui profil și nu determină ce se afișează niciunui vizitator.

Selecția trimisă odată cu cererea

Când cererea poartă o listă de produse, lista se salvează pe serverul operatorului sub un cod de cinci caractere, iar linkul ei ajunge în emailul de confirmare. Se salvează denumirea dată listei, produsele, culorile, mărimile și cantitățile — nu și datele de contact. Codul deschide lista oricui îl deține: e făcut ca să poată fi dictat unui coleg. Lista se șterge automat la 60 de zile de la publicare și poate fi revocată mai devreme, din pagina „Coșul meu”, de pe dispozitivul de pe care a fost trimisă.

Oferta și discuția pe marginea ei

Când cererii i se răspunde cu o ofertă, se rețin denumirea firmei, numele persoanei de contact, adresa de email și telefonul, împreună cu versiunile ofertei, cu mesajele scrise de oricare parte pe marginea ei și cu momentul acceptării. Se reține și de câte ori a fost deschis documentul ofertei, ca să se știe dacă a ajuns — nu se rețin paginile răsfoite și nu se urmărește nimic în afara acelui document. Temei: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, aceleași demersuri precontractuale ca la cererea din care s-a născut oferta.

Copia mesajelor trimise

Fiecare email plecat de pe site — notificarea internă, confirmarea către solicitant, oferta — se păstrează integral într-o arhivă internă, ca să se poată dovedi ce a plecat și când. Arhiva nu este accesibilă din afara serverului. Temei: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR — interesul legitim al operatorului de a putea reconstitui corespondența comercială.

Scopurile prelucrării și temeiul juridic

Întocmirea și transmiterea ofertei

Temei: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR — demersuri efectuate la cererea persoanei vizate, anterior încheierii unui contract. În lipsa acestor date, cererea nu poate primi răspuns.

Contactarea pentru clarificări

Temei: consimțământul, art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR — caseta bifată la trimiterea formularului. Consimțământul poate fi retras în orice moment, fără efect asupra prelucrării efectuate anterior retragerii.

Aflarea produselor căutate și negăsite

Temei: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR — interesul legitim al operatorului de a ști ce caută vizitatorii în catalog și nu găsesc, pentru a completa gama și corespondența dintre coduri și produse. Prelucrarea NU se întemeiază pe consimțământ și nu depinde de acesta: acordul bifat la trimiterea formularului privește alte date și alt scop. Împotriva acestei prelucrări se poate face opoziție în orice moment, potrivit secțiunii de mai jos.

Prevenirea trimiterilor automate abuzive

Temei: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR — interesul legitim al operatorului de a menține formularul funcțional și de a împiedica extragerea automată a catalogului. În acest scop se reține temporar un identificator derivat din adresa IP, strict pentru a număra cererile primite dintr-o sursă într-un interval dat — la trimiterea formularului, la căutarea unui cod de produs și la înregistrarea căutărilor. Nu se rețin paginile vizitate.

Măsurarea utilizării catalogului

Temei: consimțământul, art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR — caseta afișată la prima vizită. În lipsa acceptării nu se încarcă nimic. Retragerea se face din politica de cookies, la fel de simplu ca acordarea.

Nu se iau decizii automate cu efecte asupra persoanei vizate și nu se realizează profilare.

Durata de păstrare

Cererile de ofertă se păstrează pe durata discuției comerciale și încă un an de la ultima interacțiune legată de ele. Ștergerea se poate cere în orice moment, potrivit secțiunii „Drepturile persoanei vizate”; în lipsa unei cereri, rândurile mai vechi de un an se șterg la revizuirea periodică a arhivei. Dacă din cerere rezultă o comandă, documentele aferente se păstrează separat, pe termenele impuse de legislația fiscală și contabilă.

Căutările în catalog, împreună cu rețeaua reținută din adresa IP și cu rezultatul apăsat, se păstrează 12 luni de la înregistrare, apoi se șterg automat. Termenul este același cu cel al datelor din formular, ca să nu existe două durate diferite pentru date strânse de pe același site; 12 luni fiindcă întrebarea la care răspunde jurnalul — ce se caută și nu se găsește — este sezonieră, iar sub un an întreg comparația dintre două luni similare nu se poate face.

Selecțiile publicate sub cod se șterg automat la 60 de zile de la publicare. Copiile mesajelor trimise urmează termenul cererii din care fac parte.

Contoarele antispam nu rețin adresa IP, ci doar o amprentă a ei, împreună cu un număr. Se șterg automat la cel mult 24 de ore de la ultima cerere numărată.

Destinatarii datelor

Datele nu sunt vândute și nu sunt închiriate. Au acces la ele:

• persoanele din cadrul operatorului implicate în întocmirea ofertei;
• furnizorul de găzduire și de email, Zooku Solutions SRL, pe ale cărui servere din România se află site-ul, căsuța de email și baza de date; acționează în calitate de persoană împuternicită.
• Google, NUMAI în cazul acceptării măsurării traficului, și exclusiv datele de navigare — niciodată conținutul formularului. Datele de analiză ajung și pe servere din afara Uniunii Europene, inclusiv în Statele Unite; transferul se întemeiază pe clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene și pe Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor.

Datele din cererile de ofertă NU părăsesc Spațiul Economic European: rămân pe serverul din România și în căsuța de email a operatorului. Singurele care ies sunt datele de analiză a traficului, și numai în urma consimțământului. Orice schimbare a acestei situații se reflectă în pagina de față înainte de a produce efecte, nu după.

Drepturile persoanei vizate

Persoana vizată beneficiază, față de operator, de toate drepturile prevăzute de GDPR:

• dreptul de acces la datele prelucrate și de a primi o copie a acestora;
• dreptul la rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
• dreptul la ștergerea datelor;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitate, într-un format care poate fi transferat altui operator;
• dreptul de opoziție față de prelucrarea întemeiată pe interesul legitim al operatorului;
• dreptul de a retrage consimțământul, în orice moment.

Cererile se transmit la hello@texhub.ro și primesc răspuns în cel mult o lună. Când cererea este complexă, termenul se poate prelungi cu cel mult două luni, iar prelungirea și motivul ei se comunică în prima lună. Exercitarea acestor drepturi este gratuită.

În cazul unui răspuns nesatisfăcător, se poate depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (dataprotection.ro) sau se poate sesiza instanța de judecată.

Securitate

Site-ul este servit exclusiv prin HTTPS. Formularul verifică originea cererii, limitează numărul de trimiteri dintr-o sursă și nu transmite nimic mai departe în lipsa bifei de acord. Baza de date în care se arhivează cererile și căutările nu este accesibilă din afara serverului, iar jurnalul căutărilor se poate citi numai din panoul intern, după autentificare.

Nicio măsură nu este perfectă. În cazul unei breșe care pune în pericol drepturile persoanei vizate, aceasta și autoritatea de supraveghere sunt notificate în termenele prevăzute de lege.

Modificări

Orice modificare a acestui document este însoțită de actualizarea datei de mai sus. Modificările substanțiale — un scop nou, un destinatar nou — sunt semnalate vizibil pe site.